تمامی صاحبان کالا و کالاهای ثبت‌شده در بازارگاه باید هویت قانونی خود و مشخصات بار را احراز کنند. این فرآیند شامل ارائه مدارک شناسایی معتبر و تأییدیه مالکیت کالا توسط سامانه است تا امکان فعالیت قانونی و امن در بازارگاه فراهم شود.

پس از احراز هویت قانونی صاحب کالا و کالا، کاربر می‌تواند با ورود به سامانه و انتخاب منوی «ثبت کالا و بار»، اطلاعات لازم درباره بار خود شامل نوع کالا، وزن، حجم، مبدا و مقصد، زمان‌بندی حمل و شرایط ویژه را وارد کند. این فرآیند باعث می‌شود که ثبت بار و ارتباط با ناوگان به‌صورت هوشمند، شفاف و قانونی انجام شود.

پس از ثبت اطلاعات، درخواست شما به سالن اعلان بار بازارگاه ثبت می‌شود تا صاحبان ناوگان ظرفیت خود را بررسی کرده و پیشنهادات خود را ارائه کنند. صاحب کالا می‌تواند این پیشنهادات را مشاهده و پس از بررسی، بهترین گزینه را انتخاب و تأیید کند. علاوه بر این، الگوریتم‌های هوشمند بازارگاه نیز رانندگان و شرکت‌های حمل‌ونقل دارای ظرفیت مناسب را پیشنهاد می‌دهند.

صاحب کالا می‌تواند با ورود به پروفایل شخصی خود در بازارگاه، تمامی بارها و کالاهایی که ثبت کرده است را مشاهده و پیگیری کند. این شامل اطلاعات بار، وضعیت تخصیص به ناوگان، پیشنهادات ارائه‌شده توسط صاحبان ناوگان، زمان‌بندی حمل و تأییدیه تحویل می‌باشد.

درخواست تغییر یا لغو حمل باید از طریق سامانه و با رعایت شرایط قانونی و موافقت ذینفعان انجام شود. بازارگاه امکان ثبت درخواست و اطلاع‌رسانی به تمامی ذینفعان را فراهم می‌کند.

صاحب کالا می‌تواند تخلفات، تأخیرها یا مشکلات کیفیت خدمات را از طریق سامانه ثبت کند. بازارگاه گزارش‌ها را به مراجع قانونی یا مسئولین بازارگاه برای بررسی و رسیدگی ارسال می‌کند.

مالکین ناوگان، رانندگان و شرکت‌های حمل‌ونقل باید هویت و صلاحیت قانونی خود و ناوگان را احراز کنند. این فرآیند شامل بررسی مدارک مالکیت، کارت هوشمند رانندگی و کارت هوشمند ناوگان صادره از سازمان راهداری و حمل‌ونقل جاده‌ای و فعال بودن آن‌ها، مجوز شرکت حمل‌ونقل و تأیید صلاحیت است.

مالک ناوگان، شخص حقیقی یا حقوقی است که مالک قانونی ناوگان حمل‌ونقل می‌باشد و ممکن است خود راننده یا شرکت حمل‌ونقل نباشد. مالک می‌تواند ظرفیت ناوگان را در بازارگاه ارائه کرده یا نماینده‌ای تعیین کند.

راننده مجاز، راننده‌ای است که بر اساس کارت هوشمند رانندگی و مدارک معتبر صادره از مراجع ذی‌صلاح و مورد تأیید سازمان راهداری و حمل‌ونقل جاده‌ای، صلاحیت وی برای استفاده از ناوگان در حمل‌ونقل کالا تأیید شده باشد.

اگر راننده یا شرکت حمل‌ونقل مالک ناوگان نباشد، می‌تواند به‌نمایندگی از مالک، ناوگان را در بازارگاه ارائه و خدمات حمل انجام دهد. در صورت مالکیت، می‌تواند همزمان مالک و ارائه‌دهنده خدمات باشد.

شرکت حمل‌ونقل نهادی است که دارای مجوز رسمی برای جابجایی کالا بوده و مسئولیت صدور اسناد قانونی حمل و اجرای عملیات حمل را برعهده دارد.

مالک اصلی ناوگان باید اطلاعات ناوگان خود را ثبت و احراز کند. بازارگاه پس از بررسی مدارک مالک، راننده و شرکت حمل‌ونقل و تأیید صلاحیت توسط سازمان راهداری، امکان فعالیت قانونی ناوگان را فراهم می‌کند. نکته: راننده یا شرکت حمل‌ونقل تنها می‌توانند به نمایندگی از مالک در بازارگاه حضور داشته باشند.

مالک، راننده و شرکت موظفند طبق قوانین، قراردادها و اسناد ثبت‌شده در سامانه عمل کنند. بازارگاه مسئولیت قانونی اجرای حمل یا صدور اسناد را برعهده ندارد.

بازارگاه امکان مشاهده و دریافت گزارش‌های آماری و تحلیلی عملکرد ناوگان، رانندگان و شرکت‌ها را فراهم می‌کند تا مدیریت بهینه و تصمیم‌گیری قانونی ممکن شود.